前回の自動組版の記事の最後に私は、
大量のテキストデータをどう整理すれば良いのかお困りの方、お気軽にご相談ください。
と締めました。大量のテキストデータといっても具体像がわからない。そう思う方もいらっしゃるかと思います。
というわけで今回は
「大量のテキストデータを自動組版で楽々整理しよう！」でいきます。
自動組版はカタログだけのものじゃない
自動組版=エクセルデータ
でなければできないと思い込んでいませんか？
実際、それはその通りなのですが、最初からエクセルでなくてもいいのです。
（もちろん、最初から整ったエクセルデータがあるのがベターなのですが。）
大量のテキストあるところに自動組版あり。
ちょっとした一手間が、あとあとの快感につながります。
今回例に出すのは、某小学校の文集です。
これの元になっているのがこの大量のワードデータ。
1クラス約30人×5クラス×6学年分
=900人分！
きゃああああああ
これを、従来ならば一人一人、フォーマットに手作業で流し込んで行かなければなりませんでした。
ひたすらコピペコピペコピペ・・・・
単純作業ゆえに集中力が落ちる眠くなる
そんな弊害とはさようなら！
では、ワードデータで自動組版、いってみましょう！
ワードデータをエクセルへ
最終目標は、バラバラ個別のワードデータを
こうやって、エクセルの1枚のシートに収納することです。
タイトル・氏名・本文
3つのカテゴリごとに分けられていて、自動組版で使える仕様になっています。
バラバラを合体させよう
バラバラのワードデータを合体させるのは、無料の外部サービスを使用しています。
ググると出て来るのでお調べください。
30人分のワードが1つにつながるとこうなります。
これを単純にエクセルにインポートしても、エクセルの仕様上、
改行が入ったところから下のセルに移ってしまうため、きれいなエクセルデータにはなりません。
こんな風になります。改行の数だけセルが量産されています。
タイトル
氏名
本文
の形で、下にシートが広がっています。
繰り返しますが、目標とする姿はこれです。
法則を見つけよう
そこで、この大量のテキストを全選択して、適当なinddデータにコピペ！
今回は文集ですので、必ず
タイトル（改行）
氏名（改行）
（スペース）本文〜〜
という始まりかたをしています。
また、本文中で改行が入る場合は
本文〜。←句点（改行）
（スペース）本文〜〜
となり、
会話文が入る場合は
本文〜。←句点（改行）
「←カギカッコ 本文〜
というルールに則ってテキストが入稿されています。
というわけで、〓（ゲタ）の出番です。〓じゃなくてもいいのですが、通常の文章中でまず使わない文字で置き換えます。
先ほど挙げた法則の1つ、
本文〜。←句点（改行）
（スペース）本文〜〜
に則ったテキストです。
句点と改行とスペースをコピーして、
そのうち改行部分だけを〓に置き換えます。
同じ法則が適用されていた他の文章も、置換が完了しました。
同様にして、
句点と改行とカギカッコを選択して、改行のみを〓に置換し、
余計な改行を全部省いた上で、再度インポートすると綺麗なエクセルデータになりました。
あとはこれを普通に自動組版していくだけ。
所要時間は1クラス20分程度です。大幅なタイムロスと人員の削減に、大きく貢献できました。
いかがでしたか？大量のテキストデータも一瞬でこの通り。
一つ一つコピペしていく作業だと、複数人で分担がセオリーですが、
これならば、1人の作業者でほぼ賄えるのです。
というわけで、改めて
大量のテキストデータをどう整理すれば良いのかお困りの方、
お気軽にご相談ください。
